FEC (fichier des écritures comptables) : fichier .txt

Le FEC (fichier des écritures comptables) est la copie, dans un format fixé par arrêté, de toutes les écritures comptables d’un exercice. Une entreprise qui tient sa comptabilité sur informatique doit le remettre au vérificateur dès la première intervention sur place d’une vérification de comptabilité.

Qui est concerné

L’obligation découle de l’article L47 A du livre des procédures fiscales et vise, pour les contrôles dont l’avis a été envoyé depuis le 1er janvier 2014, tous les contribuables tenus par le code général des impôts de tenir une comptabilité : entreprises à l’impôt sur les sociétés, et entreprises à l’impôt sur le revenu en BIC, BNC ou bénéfices agricoles au régime réel. L’administration en dispense par tolérance les auto-entrepreneurs et certaines SCI. Un fichier est dû par exercice contrôlé.

Le format, fixé par l’article A47 A-1

Le FEC peut être un fichier à plat ou un fichier XML conforme au schéma publié par la DGFiP. Le fichier à plat, de loin le plus courant, obéit aux règles suivantes :

• nom : SirenFECAAAAMMJJ, avec le SIREN de l’entreprise et la date de clôture de l’exercice (par exemple 123456789FEC20251231) ; le texte ne fixe pas d’extension, .txt est l’usage ;
• séparateur : tabulation ou caractère « | », rien d’autre ;
• encodage : ASCII, ISO 8859-15 ou UTF-8 ;
• première ligne : les noms des champs ;
• dates : AAAAMMJJ sans séparateur ; montants : virgule décimale, aucun séparateur de milliers ;
• ordre : écritures classées par ordre chronologique de validation, numérotées selon une séquence continue.

Les 18 premiers champs sont imposés, dans cet ordre : JournalCode, JournalLib, EcritureNum, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, PieceDate, EcritureLib, Debit, Credit, EcritureLet, DateLet, ValidDate, Montantdevise, Idevise. Les champs signalés « à blanc si non utilisé » (compte auxiliaire, lettrage, devise) doivent exister même vides ; la doctrine précise qu’il ne faut pas les remplir de zéros ou d’espaces.

L’arrêté prévoit des variantes : Debit et Credit peuvent être remplacés par Montant et Sens (« D » ou « C », ou « +1 » et « -1 »), et les comptabilités de trésorerie ajoutent des champs (21 pour les exploitants agricoles avec DateRglt, ModeRglt et NatOp ; 22 pour les professions non commerciales avec, en plus, IdClient). Des colonnes supplémentaires peuvent suivre les champs obligatoires. Un descriptif du fichier (signification des zones et des codes, jeu de caractères) doit accompagner la remise.

Ce que coûte un FEC non conforme

L’article 1729 D du code général des impôts sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité sous cette forme d’une amende de 5 000 € ou, si c’est plus élevé et en cas de rectification, d’une majoration de 10 % des droits. Selon le BOFiP, cette sanction vise aussi la remise d’un fichier non conforme et s’applique une seule fois par contrôle. Surtout, sans FEC conforme pour chaque exercice contrôlé, la limitation de durée du contrôle sur place prévue par l’article L52 du livre des procédures fiscales (trois mois, six en cas de graves irrégularités) ne s’applique pas à l’ensemble du contrôle.

Vérifier un FEC avant de le remettre

La DGFiP publie gratuitement Test Compta Demat, sous licence libre CeCILL, qui ne fonctionne que sous Windows ; sa dernière version, la 1.00.10b, date de mars 2021. Son rapport n’est pas une attestation de conformité, comme le précise sa notice. Il refuse d’analyser un fichier mal nommé et, d’après son code source public, n’émet plus d’alerte sur un déséquilibre global entre débits et crédits depuis 2014 : il se contente d’afficher les deux totaux.